Polityka prywatności
1. Administrator i kontakt
Usługodawcą Vinkiel i administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby własnej usługi jest Jarosław Spyrka, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Jarosław Spyrka Usługi Programistyczne, NIP 6621823675, REGON 388267047, adres: Jakubowice 110, 28-440 Działoszyce, Polska. Kontakt w sprawach usługi, prywatności i zgłoszeń: hello@vinkiel.com.
2. Wiek i zakres informacji
Aplikacja i zwykłe prośby o rezerwację są przeznaczone dla osób od 16 lat; zarządzanie miejscem i działanie jako jego przedstawiciel wymagają ukończenia 18 lat. Zapisujemy zadeklarowany przedział 16–17 lub 18+, wersję zasad, źródło deklaracji i czas jej złożenia. Nie zbieramy w tym celu daty urodzenia, numeru PESEL, skanu dokumentu ani obrazu twarzy. Jest to deklaracja, nie potwierdzenie rzeczywistego wieku. Informacje o danych dotyczą także odwiedzających strony internetowe i osób kontaktujących się z nami.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Konto i logowanie: e-mail, podane dane profilu, stan konta, daty czynności, zapis akceptacji zasad oraz dane niezbędne do logowania i powiązania Google lub Apple. Hasło nie jest przechowywane w jawnym tekście.
- Funkcje konta: ulubione, historia odkrywania, opinie, odpowiedzi, zgłoszenia treści i blokady. Historia funkcjonalna może zawierać identyfikator konta lub zapisaną na urządzeniu tożsamość gościa; nie jest tym samym co opcjonalna analityka.
- Rezerwacje: dane kontaktowe podane w formularzu, termin, liczba gości, miejsce, status i ewentualne uwagi. Są potrzebne do obsługi rezerwacji przez właściwe miejsce i uprawnioną administrację. Nie są publiczną listą obecności.
- Zarządzanie miejscem: dane reprezentanta, treść profilu, publikacje, zdjęcia oraz materiały potrzebne do weryfikacji uprawnienia. Dowody własności nie są publiczną galerią; zasłoń informacje zbędne do rozpatrzenia wniosku.
- Lokalizacja: ręcznie wybrany obszar albo lokalizacja urządzenia na pierwszym planie po udzieleniu uprawnienia systemowego. Zapisany obszar wyszukiwania jest przybliżany. Nie prowadzimy funkcji publicznego śledzenia położenia użytkowników. Dostawca map przetwarza dane zgodnie ze swoją usługą.
- Formularze i poczta: e-mail, nazwa i miasto miejsca, kategoria, opcjonalny telefon, opis, zdjęcia lub miasto z listy oczekujących. SplitForms przetwarza także IP, user-agent, referer i czas zgłoszenia. Zapisujemy treść i wersję oświadczenia formularza, język i stronę bez parametrów zapytania oraz fragmentu. Korespondencja jest odrębną kopią danych.
- Statystyki i bezpieczeństwo: opcjonalne zdarzenia korzystania, techniczne informacje o błędach, wersja aplikacji i urządzenia, IP oraz niezbędne logi dostępu. Nie należy utożsamiać tych kategorii ani nazywać ich wszystkich anonimowymi.
Opublikowane opinie, odpowiedzi, zdjęcia i treści miejsca mogą być widoczne dla innych wraz z nazwą autora lub reprezentowanego miejsca. Nie wpisuj prywatnego adresu, telefonu, e-maila, aktualnego położenia ani danych innych osób do treści publicznej. Publikuj wyłącznie materiały, do których masz odpowiednie uprawnienia, także w zakresie wizerunku.
W przypadku nowych kont zakładanych przez e-mail i hasło zapisujemy także wymóg potwierdzenia adresu, termin, czas potwierdzenia oraz dane niezbędne do ograniczenia ponownej wysyłki i sprawdzenia jednorazowego linku. Weryfikacja potwierdza dostęp do skrzynki, a nie tożsamość ani wiek. Po 7 dniach bez potwierdzenia dostęp do funkcji konta zostaje ograniczony, bez automatycznego usuwania konta. Możesz nadal potwierdzić adres lub zażądać usunięcia konta.
4. Cele i podstawy prawne
- Wykonanie usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO: obsługa konta, uwierzytelnienie, funkcje zamówione przez użytkownika, publikacja jego treści i obsługa prośby o rezerwację. Dotyczy także działań przed zawarciem umowy podjętych na prośbę danej osoby.
- Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f: bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, proporcjonalna diagnostyka, odtworzenie deklaracji zasad, obsługa korespondencji i konkretnych roszczeń oraz niezbędna historia funkcjonalna gościa. Interes i zakres danych wymagają uwzględnienia praw użytkownika, szczególnie osoby małoletniej.
- Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a: opcjonalna analityka oraz powiadomienia e-mail wyłącznie o starcie wskazanego miasta. Brak zgody nie blokuje podstawowej usługi. Możesz ją wycofać, co nie zmienia zgodności wcześniejszego przetwarzania.
- Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c: realizacja praw osób, wymaganych obowiązków dotyczących zgłoszeń treści oraz żądań uprawnionych organów, w zakresie wynikającym z właściwych przepisów.
Akceptacja Regulaminu i zapoznanie z tą Polityką nie są zbiorczą zgodą na marketing, reklamę ani wszystkie sposoby przetwarzania. Zgoda systemowa na GPS lub zdjęcia określa dostęp urządzenia i nie zastępuje informacji o celu przetwarzania. Obecna usługa nie zawiera płatności ani reklam dobieranych na podstawie profilu małoletniego.
5. Odbiorcy i przetwarzanie poza Polską
Backend, baza i zdjęcia są obecnie utrzymywane na serwerze w Polsce. Strony korzystają z hostingu Hostinger, a skrzynki z Google Workspace. Korzystamy również ze SplitForms dla formularzy, Google i Apple dla wybranych sposobów logowania, Apple Maps w iOS oraz Google Maps/Places w backoffice. Google Analytics 4 służy opcjonalnym statystykom stron. Sentry służy diagnostyce błędów. Projekt korzysta z europejskiego regionu danych zdarzeń we Frankfurcie; część danych konta, ustawień, dzienników audytu, monitorów cyklicznych i metadanych może być przetwarzana w USA. Konfiguracja ogranicza przesyłanie treści użytkownika, bez nagrywania sesji ani zrzutów ekranu. Terminy zależą od rodzaju danych i planu przy ich przyjęciu: dla błędów przyjętych w okresie próbnym mogą wynosić do 90 dni, a na darmowym Developer standardowo 30 dni.
Materiały publiczne otrzymują ich odbiorcy. Dane rezerwacji otrzymuje właściwy lokal; w zakresie realizowanej przez niego usługi może być odrębnym administratorem. Dostawcy techniczni otrzymują dane w zakresie niezbędnym do przypisanych im zadań, na właściwych warunkach ochrony danych. Dane mogą otrzymać też podmioty uprawnione na podstawie prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.
Serwer w Polsce nie oznacza przetwarzania wszystkich danych wyłącznie w UE. SplitForms deklaruje domyślną infrastrukturę w USA; globalni dostawcy mogą korzystać z podwykonawców lub obsługi poza EOG. Właściwą podstawą transferu jest odpowiednia decyzja o adekwatności albo zabezpieczenia wymagane przez RODO, np. standardowe klauzule umowne wraz z niezbędną oceną i środkami dodatkowymi. O informacje o odbiorcach i zabezpieczeniach lub ich kopię możesz zwrócić się na hello@vinkiel.com.
6. Przechowywanie i usuwanie
- Dane konta i deklaracje zasad są związane z czasem świadczenia usługi konta; jego zamknięcie uruchamia trwały proces usuwania. Szczegóły, w tym skutki dla rezerwacji, opisuje instrukcja usuwania konta.
- Funkcjonalna historia cyklu discovery podlega czyszczeniu po 90 dniach nieaktywności; aktywne używanie odnawia ten okres. Zdarzenia w kolekcji statystycznej mają okres do 400 dni, a identyfikowalne zdarzenia konta obejmuje jego usunięcie. To odrębne mechanizmy.
- Dowód uprawnienia do miejsca ma początkowy termin usunięcia do 90 dni; po zamknięciu sprawy termin skraca się do wcześniejszego z dotychczasowego lub 30 dni od zamknięcia. Metadane konkretnej sprawy wymagają odrębnej oceny niezbędności.
- Powiadomienia o starcie miasta przetwarzamy do realizacji tego celu albo wycofania zgody. Zgłoszenie miejsca i korespondencję — do zakończenia sprawy oraz przez dalszy okres wyłącznie wtedy, gdy istnieje konkretna podstawa, np. obowiązek prawny lub rzeczywisty spór. Powiadomienia formularzy są kierowane na hello@vinkiel.com w Google Workspace; zgodnie z obecnym ustawieniem skrzynka nie usuwa poczty automatycznie. SplitForms nie zapewnia automatycznego wygasania zgłoszeń. Jego kosz przechowuje usunięte zgłoszenia do 180 dni, chyba że zostanie wcześniej opróżniony. Obsługa usunięcia obejmuje więc zgłoszenie, kosz i osobną kopię wiadomości; usunięcie jednego z nich nie jest dowodem usunięcia pozostałych.
- Zakończony techniczny dziennik usuwania ma okres 30 dni; potwierdzenia zdarzeń konta Apple — 180 dni. Niezakończone usuwanie lub odwołanie tokena jest ponawiane do wykonania, z ograniczeniem przechowywanych danych.
- Okres przechowywania kontaktu, powiązania z kontem i uwag rezerwacji ustalamy według czasu potrzebnego do obsługi konkretnej rezerwacji oraz związanych z nią otwartych zgłoszeń. Po zakończeniu tych celów dalsze przechowywanie wymaga odrębnej, udokumentowanej podstawy i ograniczenia zakresu danych. Minimalny zapis terminu, liczby miejsc i statusu może pozostać dla spójności rezerwacji. Usunięcie konta uruchamia usuwanie danych gościa zgodnie z instrukcją.
- Okres przechowywania zgłoszenia moderacyjnego zależy od prowadzenia sprawy i uzasadnionej obsługi jej zakwestionowania. Dziennik administratora służy ustaleniu wykonanych operacji oraz wyjaśnieniu konkretnych incydentów; jednostkowe wyświetlenia profilu służą funkcjonalnej historii korzystania. Dalszą potrzebę danych identyfikujących oceniamy względem tych celów, z ograniczeniem zakresu. Samo istnienie konta nie uzasadnia zachowania całej historii bez końca.
- Dane rezerwacji, zamknięte zgłoszenia moderacyjne, historia działań administratora i poszczególne zapisy wyświetleń profili nie są obecnie usuwane automatycznie po ustalonej liczbie dni. Nie uchyla to obowiązku usunięcia danych, gdy ustał ich cel i nie ma innej podstawy, ani Twoich praw. Wnioski o usunięcie lub ograniczenie przetwarzania obsługujemy indywidualnie przez hello@vinkiel.com, z weryfikacją zakresu oraz rzeczywistego wyniku. Niepełny lub niejednoznaczny stary termin wymaga sprawdzenia przed usunięciem.
- Konkretny obowiązek prawny lub rzeczywisty spór może uzasadniać odrębne zachowanie niezbędnych dowodów. Zakres, podstawa i przegląd takiego wyjątku wymagają udokumentowania; nie uprawnia to do bezterminowego zachowania całego profilu. Zestawienia określane jako anonimowe nie powinny umożliwiać identyfikacji osoby.
Usunięcie lub ukrycie treści publicznej nie jest automatycznie usunięciem każdej kopii technicznej i każdej wiadomości. Nie zapewniamy niewdrożonego cyklu kopii zapasowych ani natychmiastowego zakończenia wszystkich zadań dostawców. Wyjątki od usunięcia muszą mieć rzeczywistą podstawę i ograniczony zakres.
7. Cookies, ustawienia i dobrowolność
Strona zapisuje język, motyw i wybór cookies w localStorage. Opcjonalny Google Analytics 4 uruchamia się po wyborze „Mam 16+ i akceptuję”; możesz odmówić lub wycofać zgodę przez Ustawienia prywatności w stopce. Wybór jest wersjonowany i ponawiany po 180 dniach. Ustawienia tagu ograniczają analityczny cookie do 60 dni bez automatycznego odnawiania przy kolejnych odsłonach oraz wyłączają sygnały reklamowe. Nie wysyłamy w skonfigurowanym adresie strony parametrów zapytania ani fragmentu. Retencja danych po stronie Google i czas życia cookie to odrębne kwestie. Dla usług GA4 obsługujących vinkiel.pl i vinkiel.com ustawiono 2 miesiące przechowywania danych zdarzeń oraz 14 miesięcy danych użytkownika. Włączono reset okresu danych użytkownika przy jego nowej aktywności, więc kolejne korzystanie może przedłużać ten okres. Te ustawienia nie określają czasu przechowywania większości standardowych raportów zagregowanych. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze zbieranie przez nasz tag; żądanie usunięcia danych już zebranych jest odrębną sprawą.
Opcjonalną analitykę aplikacji włączasz i wyłączasz w jej ustawieniach; jest domyślnie wyłączona. Funkcjonalna historia odkrywania i diagnostyka bezpieczeństwa mają odrębny cel i nie są objęte tym samym przełącznikiem. Możesz używać ręcznego obszaru zamiast GPS. Podanie danych wymaganych do konta lub rezerwacji jest dobrowolne, ale bez niezbędnych danych odpowiednia funkcja nie zadziała.
8. Twoje prawa i kontakt
W granicach RODO masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Możesz wycofać zgodę i złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Napisz na hello@vinkiel.com. Weryfikacja wniosku ma być proporcjonalna; nie prosimy rutynowo o kopię dokumentu tożsamości. Informację o działaniach przekazujemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością uzasadnionego przedłużenia na zasadach RODO.
Jeśli zgłaszasz korzystanie przez dziecko poniżej 16 lat, ujawnienie jego danych lub naruszenie bezpieczeństwa, wskaż treść albo konto i minimalne informacje potrzebne do wyjaśnienia sprawy. Nie wysyłaj zbędnych danych dziecka. Deklaracja wieku nie zwalnia operatora z oceny takiego zgłoszenia. Zmiany celów lub zasad będziemy komunikować z zachowaniem wymaganych praw użytkownika.
Privacy Policy
1. Controller and contact
The Vinkiel service provider and the controller of personal data processed for its own service is Jarosław Spyrka, a sole trader operating under the business name Jarosław Spyrka Usługi Programistyczne, tax identification number (NIP) 6621823675, REGON 388267047, address: Jakubowice 110, 28-440 Działoszyce, Poland. Contact for support, privacy and reports: hello@vinkiel.com.
2. Age and scope of this notice
The app and ordinary booking requests are intended for people aged 16 or over; managing a venue and acting as its representative require being at least 18. We store the declared 16–17 or 18+ range, policy version, declaration source and time. We do not collect a birth date, national identifier, identity-document scan or facial image for this purpose. This is a declaration, not verified age. This notice also covers website visitors and people contacting us.
3. Data we process
- Account and sign-in: email, supplied profile details, account state, activity dates, policy acceptance records and information needed for Google or Apple sign-in and linking. Passwords are not stored in plain text.
- Account functions: favourites, discovery history, reviews, replies, content reports and blocks. Functional history may use an account identifier or a guest identity stored on the device; it is separate from optional analytics.
- Bookings: submitted contact information, time, guest count, venue, status and optional notes. These support the booking at the relevant venue and authorised administration. They are not a public attendance list.
- Venue management: representative details, profile content, publications, photos and evidence needed to assess authority. Ownership evidence is not a public gallery; redact information unnecessary for the request.
- Location: a manually selected area or foreground device location after system permission. Stored search areas are approximated. We do not offer public tracking of users’ whereabouts. Map providers process information for their own services.
- Forms and email: email, venue name, city, category, optional phone, description, photos or a waiting-list city. SplitForms also processes IP, user agent, referer and submission time. We record the form declaration text and version, language and page without query parameters or fragment. Email correspondence is a separate copy.
- Statistics and security: optional usage events, technical error information, app and device versions, IP and necessary access logs. These categories should not be conflated or all described as anonymous.
Published reviews, replies, photos and venue content may be visible to others with the author’s display name or represented venue. Do not put private addresses, phone numbers, emails, current whereabouts or other people’s data into public content. Publish only material for which you hold the necessary rights, including image rights.
For new accounts registered with email and password, we also store the verification requirement, deadline, confirmation time and data needed to limit resends and validate a single-use link. Verification confirms access to the mailbox, not identity or age. After 7 days without confirmation, access to account features is restricted without automatically deleting the account. You can still verify the address or request account deletion.
4. Purposes and legal bases
- Providing the service — GDPR Article 6(1)(b): accounts, authentication, functions requested by a user, publishing their content and handling booking requests. This also covers pre-contract steps taken at the person’s request.
- Legitimate interests — Article 6(1)(f): security, preventing abuse, proportionate diagnostics, evidence of policy declarations, correspondence, specific claims and necessary guest discovery history. The interest and scope must take users’ rights into account, especially minors’ rights.
- Consent — Article 6(1)(a): optional analytics and email updates only about the launch in the selected city. Refusing does not prevent use of the basic service. Consent can be withdrawn without affecting the lawfulness of earlier processing.
- Legal duties — Article 6(1)(c): data-subject rights, required content-report obligations and requests from competent authorities, within applicable law.
Accepting the Terms and acknowledging this Policy is not blanket consent to marketing, advertising or every use of data. System GPS or photo permission controls device access and does not replace information about purpose. The current service does not include payments or advertising targeted using a minor’s profile.
5. Recipients and processing outside Poland
The backend, database and photos currently run on a server in Poland. Websites use Hostinger hosting and mailboxes use Google Workspace. We also use SplitForms for forms, Google and Apple for selected sign-in methods, Apple Maps on iOS and Google Maps/Places in the backoffice. Google Analytics 4 supports optional website statistics. Sentry supports error diagnostics. Event data uses the European region in Frankfurt; some account data, settings, audit logs, cron check-ins and metadata may be processed in the USA. Configuration limits user content, without session recording or screenshots. Retention depends on the data type and plan when it is received: errors accepted during the trial may be kept for up to 90 days, while the free Developer plan normally keeps them for 30 days.
Public material is received by its audience. Booking data goes to the relevant venue, which may be a separate controller for its own service. Technical providers receive the information necessary for their assigned tasks under appropriate data-protection terms. Information may also be provided to parties entitled to it by law. We do not sell personal data.
A Polish server does not mean all processing occurs within the EU. SplitForms declares a default US infrastructure; global providers may use subprocessors or support outside the EEA. A transfer must rely on an applicable adequacy decision or safeguards required by the GDPR, such as standard contractual clauses with the necessary assessment and additional measures. Ask hello@vinkiel.com for information about recipients and safeguards or a copy.
6. Retention and deletion
- Account data and policy declarations relate to the period of account service; closing an account starts permanent deletion. See the account deletion instructions for details, including booking effects.
- Functional discovery cycles are cleaned up after 90 days of inactivity; active use renews that period. Events in the statistics collection have retention of up to 400 days, and identifiable account events are included in account deletion. These are separate mechanisms.
- Venue-authority evidence initially has a deletion period of up to 90 days. After closure of the request this becomes the earlier of the existing deadline or 30 days after closure. Metadata for a specific case needs a separate necessity assessment.
- City launch notifications are processed until that purpose is fulfilled or consent is withdrawn. Venue enquiries and correspondence are kept until the case ends; further retention needs a specific basis, such as a legal duty or an actual dispute. Form notifications are delivered to hello@vinkiel.com in Google Workspace; the mailbox is currently configured without automatic email deletion. SplitForms does not automatically expire submissions. Its recycle bin keeps deleted submissions for up to 180 days unless emptied earlier. Erasure therefore needs to address the submission, recycle bin and separate email copy; deleting one does not establish deletion of the others.
- A completed technical deletion log has a 30-day period; Apple account-event receipts have 180 days. Unfinished deletion or token revocation is retried until completion with a limited data scope.
- We determine retention of booking contact details, the account link and notes by the time needed to handle the specific booking and related open enquiries. Once those purposes end, further retention needs a separate documented basis and a limited data scope. A minimal record of the time, capacity and status may remain for booking integrity. Account deletion starts removal of guest data under the deletion instructions.
- Retention of a moderation report depends on handling the case and justified handling of a challenge to the decision. Administrator records establish which actions were taken and help investigate specific incidents; individual profile-view records support functional usage history. We assess continued need for identifying data against those purposes and limit its scope. Keeping an account open does not justify retaining its entire history indefinitely.
- Booking data, closed moderation cases, administrator activity history and individual profile-view records are not currently deleted automatically after a fixed number of days. This does not remove the duty to erase data when its purpose ends without another basis, or affect your rights. We handle erasure or restriction requests individually through hello@vinkiel.com, checking their scope and actual outcome. An incomplete or ambiguous legacy booking time requires review before removal.
- A specific legal obligation or actual dispute may justify separate preservation of necessary evidence. The scope, basis and review of that exception must be documented; this does not justify indefinite retention of an entire profile. Summaries described as anonymous should not identify a person.
Removing or hiding public content does not automatically remove every technical copy and email. We do not promise an unimplemented backup cycle or instantaneous completion of every provider operation. Exceptions to erasure need a genuine basis and limited scope.
7. Cookies, settings and choices
The website stores language, theme and cookie choices in localStorage. Optional Google Analytics 4 starts after “I am 16+ and accept”; decline or withdraw through Privacy settings in the footer. Choices are versioned and renewed after 180 days. Tag configuration limits the analytics cookie to 60 days without automatic renewal on each page view and disables advertising signals. The configured page URL excludes query parameters and fragments. Google-side retention and cookie lifetime are separate matters. The GA4 services for vinkiel.pl and vinkiel.com are configured to retain event data for 2 months and user data for 14 months. Resetting user-data retention on new activity is enabled, so further use can extend that period. These controls do not determine retention of most standard aggregated reports. Withdrawing consent stops further collection through our tag; erasure of previously collected data is handled separately.
App analytics is optional, off by default and controlled in app settings. Functional discovery history and security diagnostics have separate purposes and are not covered by the same switch. You can choose a manual area instead of GPS. Required account or booking data is provided voluntarily, but the corresponding function cannot work without necessary information.
8. Your rights and contact
Within the GDPR, you can request access, correction, erasure, restriction and portability, and object to processing based on legitimate interests. You can withdraw consent and complain to the Polish data protection authority, the President of UODO. Write to hello@vinkiel.com. Verification must be proportionate; we do not routinely request identity-document copies. Information about action taken is provided without undue delay, normally within one month, with a justified extension only under GDPR conditions.
To report use by an under-16 child, disclosure of their data or a security concern, identify the content or account and provide only the information needed to investigate. Do not send unnecessary child data. An age declaration does not excuse the operator from assessing such reports. Changes in purposes or rules will be communicated while preserving users’ applicable rights.
© 2026 Vinkiel. Wszelkie prawa zastrzeżone.